Heizkostenabrechnung für Vermieter: Fristen, Paragrafen & aktuelle BGH-Urteile
Die jährliche Betriebskostenabrechnung kostet Zeit und Nerven. Besonders bei den Heizkosten lauern rechtliche Fallstricke, die Sie als Eigentümer bares Geld kosten können. Wir in Franken wissen: Eine Immobilie in der Wendelstein oder in Allersberg soll Rendite bringen und keine rechtlichen Kopfschmerzen verursachen.
Wer als Vermieter die strengen Fristen oder Formvorschriften missachtet, bleibt im schlimmsten Fall auf den Energiekosten sitzen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie aktuell achten müssen und wie Sie sich rechtlich absichern.
Welche Frist gilt für die Heizkostenabrechnung nach § 556 BGB?
Der Gesetzgeber gibt eine glasklare Frist vor: Laut § 556 Abs. 3 BGB haben Sie als Vermieter exakt zwölf Monate Zeit, um die Heiz- und Nebenkostenabbrechnung nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen und dem Mieter zuzustellen.
- Beispiel: Endet Ihr Abrechnungsjahr am 31.12.2025, muss das Dokument dem Mieter spätestens am 31.12.2026 vorliegen.
- Wichtig: Es zählt nicht das Datum des Poststempels, sondern der tatsächliche Zugang beim Mieter!
Zugangsbeweis: So gehen Sie in Nürnberg, Fürth & Co. auf Nummer sicher
Werfen Sie die Abrechnung am Silvesterabend um 18:00 Uhr in der Fürther Westvorstadt beim Mieter ein? Vorsicht! Das BGH-Urteil (Az.: VIII ZR 107/08) besagt, dass ein Einwurf nach den üblichen Postzustellzeiten erst am Folgetag als zugegangen gilt. Damit wäre Ihre Frist für das Vorjahr verstrichen!
Was passiert, wenn die Abrechnung fehlerhaft oder verspätet ist?
Versäumen Sie die 12-Monats-Frist, greift eine harte Sanktion: Nachforderungen Ihrerseits sind gesetzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Sie bleiben auf den Mehrkosten sitzen. Ausnahmen gelten nur, wenn Sie die Verspätung nachweislich nicht selbst zu vertreten haben (z. B. extremer Verzug der Hausverwaltung).
Aber Achtung (Guthaben): Hat der Mieter zu hohe Vorauszahlungen geleistet, hat er dennoch Anspruch auf Auszahlung seines Guthabens – selbst wenn Sie die Frist verpasst haben! Das hat der Bundesgerichtshof mehrfach bestätigt.
Welche Formvorschriften sind laut BGH für die Abrechnung zwingend?
Ein formeller Fehler in der Abrechnung wiegt schwer: Eine formell unwirksame Abrechnung gilt als “nicht erteilt” – was wiederum die Frist gefährdet. Das BGH-Urteil (Az.: VIII ZR 93/15) definiert die zwingenden Mindestanforderungen. Ihre Abrechnung muss folgende Punkte enthalten:
- Geordnete Zusammenstellung: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen transparent aufgelistet sein.
- Gesamtkosten: Angabe der entstandenen Gesamtkosten der Wohnanlage (auch nicht umlagefähige Kosten).
- Verteilerschlüssel: Klare Angabe, nach welchem Schlüssel abgerechnet wird.
- Rechenschritte: Die Berechnung des Anteils für den jeweiligen Mieter muss nachvollziehbar sein.
- Abzug der Vorauszahlungen: Die bereits geleisteten Zahlungen des Mieters müssen korrekt abgezogen werden.
Verteilung nach Heizkostenverordnung (HeizkostenV)
Laut § 7 HeizkostenV müssen Sie die Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abrechnen. Die restlichen 30 bis 50 Prozent werden meist nach Wohnfläche verteilt. Hinweis für 2026: Denken Sie als Vermieter unbedingt an das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG)! Die CO2-Steuer muss nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden, abhängig von der energetischen Qualität Ihres Gebäudes.
Sie möchten sich nicht länger mit Paragrafen und Fristen herumärgern? Wir bei Maderer Immobilien kennen den Markt in der Metropolregion Nürnberg genau. Gerne beraten wir Sie zu Ihren Optionen als Eigentümer.